El ARCHIVO INDISPENSABLE - Mis Labels
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El ARCHIVO INDISPENSABLE
noviembre 15,2018

Seguramente habrás sabido o conocido algún caso en donde se necesitaban documentos, certificados o constancias de alguna persona, y por no tenerlos al día o en orden, se sufrió de mucha angustia, grandes pérdidas o incluso estafas.

Por eso, en el blog de hoy te recomiendo iniciar un archivo de tu familia y todos los récords de documentos oficiales, propiedades, certificados, pólizas, impuestos y demás.  Aquí te explicaremos y daremos las herramientas necesarias para ayudarte a hacer tu archivo.

 

Empecemos…

Inicia con un buen cartapacio, idealmente tipo Leitz o de los más gruesos tamaño carta. Incluye sobres plásticos que tienen orificios especiales para meter en el cartapacio para cualquier papel que esté suelto. También puedes comprar sobres para CDs que se pueden poner en el cartapacio.

Rotula el cartapacio con una label y si quieres, puedes ponerle una carátula con los apellidos de tu familia, pero lo importante es que esté identificado.

Compra separadores, de papel o plástico, como prefieras. Te recomiendo utilizar los que vienen marcados de la A a la Z con diferentes colores. De esta forma será más fácil hacer un índice para llevar un orden y encontrar todo.

 

¿Qué debe contener tu archivo?

¡Debo decirte que si debe contener muchas cosas! pero mientras vas leyendo este blog, te darás cuenta que son documentos sumamente importantes. Aquí te listamos las 30 categorías para que tu vayas definiendo y adaptando el archivo de tu familia.

También no te olvides de incluir un directorio con los contactos más importantes que te pueden apoyar en cualquier emergencia, como tu abogado de confianza y todos sus datos.

 

Documentos de Uso Diario de toda la familia (saca fotocopias, jamás te confíes de las fotos del celular)

  1. Licencia de conducir
  2. Tarjetas de crédito o débito
  3. Seguro Médico
  4. Cuentas bancarias
  5. DPIs de todos los integrantes de tu familia

 

Documentos de Uso Ocasional de toda la familia (también sacar fotocopias)

  1. Certificados de nacimiento
  2. Certificado de matrimonio
  3. Certificado de defunción(si algún miembro de tu familia ha fallecido)
  4. Escriturasde tus propiedades
  5. Arrendamientos
  6. Pólizasde seguro de vida, médico, de hogar o cualquier otra cobertura que tengas
  7. Certificados de salud:tipos de sangre, alergias y cualquier otra condición médica de tu familia
  8. Papelería de vehículos: tarjeta de circulación, tarjeta de impuesto al día, servicios al día.
  9. Contratos funerarios y de sepelios
  10. Pasaportes y visas 
  11. RTUactualizado (recuerda que se vence cada año, por lo que debes tenerlo actualizado, pues de lo contrario, no tiene validez)
  12. Certificadosde Bautismo, Primera Comunión y Confirmación de toda la familia, registros de Iglesia y demás registros de Iglesia.
  13. Registros bancarios: cheques cobrados, estados de cuentas, recibes de depósitos, numero de estados de cuenta, cuentas de ahorro, pensiones de ahorro
  14. Facturas varias: hasta por 5 años
  15. Registros de tarjetas de créditos, finiquitos de las mismas cuando ya las cancelaste
  16. Registros de deudas: contratos a plazo, pagos realizados, embargos, pagarés, documentos de pago final, porque son comprobantes de las condiciones de las transacciones y se guardan mientras se encuentre vigente
  17. Pagos hechos al IGSSdurante todos los años que pagaste el servicio
  18. información de cajas de seguridad, suscripciones, garantías y membresías, planes de pensión y seguridad, garantías e instructivos de televisores, lavadoras, licuadoras y demás electrodomésticos, información referente a la ley
  19. Registros de empleos:finiquitos laborales, cartas de recomendación, constancias laborales, constancias de ingresos.
  20. Registros académicos: diplomas, certificados profesionales, licencias profesionales, historial académicos, para usar como referencias para conseguir empleos o ser admitido en programas de capacitación o instituciones educativas. Puedes tenerlo en forma de fotostáticas.
  21. Registros médicos: de vacunación, información e historial clínico, tarjeta de donante de órganos,
  22. Registros de vivienda: impuestos, escrituras, pagos, hipotecas, venta de propiedades, transferencias, calculo de ganancias y perdidas.
  23. Registro de mascotas:su veterinario, pedigree, vacunación
  24. Registro de arrendamientos: si alquilamos una propiedad, todo ordenado, pagos y demás
  25. Registro de colaboradores en casa: su ficha de información personal, recibos firmados (con firma manuscrita y huella dactilar), finiquitos, fotocopias de DPI.

 

Algunos expertos recomiendan tener un documento donde se listen tus contraseñas, como las de:

  1. redes sociales
  2. bancos en línea
  3. cuentas correo
  4. alarmas
  5. celular
  6. cajero

Para esto debes de ser extremadamente cuidadosa. Puedes guardar esta hoja en un sobre sellado adentro del cartapacio.

 

¿En donde guardarlo?

 

Te recomiendo decidir en dónde lo guardarás bajo estrictas reglas de seguridad. Te diste cuenta en la lista que hay muchísimos documentos son privados y la información estaría en riesgo si alguien que no debe, lo consulta. Un lugar ideal para guardar este archivo pueden ser cajillas de seguridad en los bancos (sus precios son muy accesibles), caja fuerte en tu casa o en algún mueble bajo llave.

Puedes mantener copias escaneadas de todo tu archivo y guardarlo bajo estrictas reglas de seguridad en la nube o en aplicaciones como GoogleDocs, iCloud Drive, DropBox, siempre y cuando estén seguras, sin accesos públicos y con contraseñas que solo tu manejes (y listes en la sección de contraseñas ya mencionada)

 

 

No olvides…

Avisarle a tu familia en dónde estará este archivo tan valioso e importante. Todos deben de estar enterados y deben de saber cómo tener acceso a él. Únicamente las personas de tu núcleo familiar y de extrema confianza deben saber dónde está. Define quién será la persona que si podrá acceder al archivo en caso sea necesario.

BLOG_LISTA (Descárgala en este link)

 

Espero que te sirva este blog y que puedas aprovecharlo para tener tus documentos al día y en orden. Nunca sabemos qué nos traerá el mañana y siempre es mejor si estamos preparados.

 

Happy labeling

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